Bestehendes verbessern – Unsere Azubis beim Digiscout-Projekt 2019

blank

Bestehendes verbessern – Unsere Azubis beim Digiscout-Projekt 2019

Unser Azubi-Team, bestehend aus zwei Fachinformatikern für Systemintegration und einer IT-Systemkauffrau, hatte im Rahmen des Projektes Digiscouts, ausgerichtet von der IHK Saarland in Zusammenarbeit mit dem RKW Rationalisierungs- und Innovationszentrum der Deutschen Wirtschaft e. V., die Idee, dass hausinterne Fuhrparkmanagement zu optimieren.

 

 

Situation feststellen und den Bedarf erkennen

Die Ausgangssituation war bis dato, dass der Fuhrpark über eine Excel-Liste geregelt wurde. Das heißt, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus dem Dispatching mussten händisch die Daten, beispielsweise die zu den Fahrenden oder den Kilometerstand, eintragen. Eine Buchung von Fahrzeugen war somit stets mit vorausgehenden Rücksprachen und längeren Wartezeiten auf Rückmeldungen oder eine Bereitstellung des Fahrzeugs verbunden. Ziel des Azubi-Teams war es, diesen Vorgang zu vereinfachen, um die Kolleginnen und Kollegen aus dem Dispatching grundsätzlich zu entlasten, die Bereitstellung der Fahrzeuge zu beschleunigen und eine noch schnellere und flexiblere Wahrnehmung von Kundenterminen zu ermöglichen.

 

 

Eine interne Lösung für die individuellen Bedürfnisse

Eine externe Lösung kam für die Azubis nicht in Frage, schließlich werden sie von einem Experten für IT-Beratungen und -Lösungen im Saarland ausgebildet. Entsprechend programmierten das Azubi-Team auch eigeständig ihre „digitale Lösung“. Bevor es in die erste Praxis-Testphase ging, informierten sie alle Kolleginnen und Kollegen in einer Rundmail über die Einführung des neuen digitalen Fuhrparkmanagements. Neben ihrer eigenen Softwarelösung, stellte das Team den Kolleginnen und Kollegen einen Installationsguide zur Verfügung. Für die Testphase hat das Azubi-Team eigens unsere Firma virtuell nachgebildet (Outlook als Basis, Programmierung der Clients). Sie diente dazu, alle relevanten Fälle bei der Fahrzeugvergabe durchzuspielen und daraus Regeln und Berechtigungen für den Regelbetrieb abzuleiten, z. B. Definition einer Regel, die berücksichtigt, dass bestimmte Firmenfahrzeuge nur von Personen über 25 Jahre gefahren werden dürfen.

 

Widerstand gab es keinen, denn – im Gegensatz zu vielen anderen Digiscouts-Projekten – stand die Projektidee sowie die Vorstellung, über ihre Umsetzung bereits zum Zeitpunkt der Teilnahmeerklärung am Projekt Digiscout fest. Das heißt aber nicht, dass unsere Azubis keine Herausforderungen zu meistern hatten.

 

 

Von der Idee zum Produkt

Nichtsdestotrotz ist das Projekt noch rechtzeitig zur Abschlussveranstaltung fertig geworden. Besonders erfreulich ist die Tatsache, dass mittlerweile auch geplant ist, das digitale Fuhrparkmanagement der Azubis auch an Kundinnen und Kunden zu vermarkten. Das Marktpotential wird vor allem bei Kleinunternehmen und Mittelständlern gesehen, die eine Firmenwagenflotte von bis zu 20 Fahrzeugen haben.